Theo dõi báo giá, đơn hàng và khoản thanh toán tại một nơi
Thay thế các file Excel rời rạc và tin nhắn chat bằng một hệ thống tập trung, giúp chủ doanh nghiệp biết chính xác đơn nào đang chờ duyệt, xưởng nào đang chạy và ai phụ trách.
Những khó khăn thực tế khi quản lý qua Excel & Zalo
Báo giá nhiều phiên bản, nhân viên báo nhầm giá cũ
Khi gửi nhiều lần điều chỉnh qua Zalo hoặc email, nhân viên kinh doanh lẫn khách hàng dễ nhầm lẫn phiên bản cuối cùng, gây thất thoát lợi nhuận.
Quên thu tiền cọc trước khi sản xuất
Bộ phận kỹ thuật bắt tay vào làm đơn hàng nhưng kế toán chưa xác nhận tiền cọc vào tài khoản, rủi ro bị bùng đơn hoặc đọng vốn.
Chủ doanh nghiệp mất dấu tiến độ giao hàng
Mỗi khi khách hỏi tình trạng đơn, chủ doanh nghiệp hoặc quản lý phải gọi điện hỏi từng người ở xưởng mới trả lời được.
Không nắm được khoản tiền còn phải thu
Đơn hàng giao xong nhưng quên đối soát khoản thanh toán đợt cuối, dữ liệu nợ nằm rải rác trong sổ tay và tin nhắn cá nhân.
Quy trình 4 bước từ yêu cầu đến thu đủ tiền
Tiếp nhận & Tạo báo giá
Nhập thông tin khách hàng, chọn danh mục hạng mục, áp dụng mức chiết khấu chuẩn và xuất file PDF báo giá chỉ trong 1 phút.
Xác nhận & Ghi nhận cọc
Khi khách đồng ý, chuyển trạng thái sang Đã duyệt. Hệ thống ghi nhận số tiền cọc đã nhận và tự động tạo đơn hàng tương ứng.
Phân công & Theo dõi tiến độ
Đơn hàng được phân bổ cho bộ phận sản xuất/thi công. Người phụ trách cập nhật các mốc hoàn thành: Đang chuẩn bị → Đang xử lý → Đã hoàn tất.
Nghiệm thu & Quyết toán công nợ
Khi bàn giao cho khách, hệ thống hiển thị chính xác số tiền còn phải thu và cho phép ghi nhận thanh toán đợt cuối để đóng đơn.